Что подарить родственникам при знакомстве

Новое в написании протокола встречи?

Независимо от того, было ли вам поручено делать записи для комитета или вы были назначены секретарем Совета вашей организации, подготовка протоколов заседаний не должна быть трудной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собрания, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Данное руководство о том, как составлять протоколы собраний, было подготовлено Wild Apricot, чтобы помочь волонтерам и / или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в решении задачи по подготовке и подготовке протоколов собраний для комитетов или советов директоров. ,

Обратите внимание, что поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов заседаний различаются в зависимости от организации и типа комитета или совета, в этой статье предлагаются только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Какова цель протокола встречи?

Вы не должны быть запуганы термином «минуты», так как это на самом деле немного вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в записи своих заседаний каждую минуту! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

• принятых решений (ходатайства, голоса и т. Д.)
• запланированных следующих шагов
• идентификация и отслеживание предметов действия

Протоколы являются осязаемой записью собрания для его участников и источником информации для участников, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить отправной точкой, например:

• , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
• минут могут служить для уведомления (или напоминания) отдельных лиц о назначенных им задачах и / или временных рамках
.

Загрузите наш контрольный список минут собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как использовать лучшие минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время собраний.

Что связано с протоколами собраний?

Как упомянуто выше, с протоколами собраний связаны пять этапов:

1. Предварительное планирование
2. Делопроизводство - на собрании
3. минут написания или расшифровки
4. Распространение или обмен протоколами собраний
5. Хранение или хранение минут для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного планирования:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если Председатель и Секретарь или ведущие протоколы работают вместе, чтобы гарантировать, что повестка дня и встреча хорошо продуманы, это значительно облегчает занятие минуты. Например, в зависимости от структуры собрания и используемых вами инструментов, ведущий протокол может работать с Председателем для создания формата документа, который также работает в качестве повестки дня и схемы протокола.

Какая повестка дня встречи?

Повестка дня собрания = план:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или схемы для того, чтобы делать заметки и составлять протоколы - с порядком и нумерацией пунктов в протоколе собрания, совпадающих с повесткой дня.

Кроме того, в повестке дня и / или уведомлении о собрании также содержится информация, которую необходимо будет включить в протокол, например:

• имена всех участников собрания, включая гостей или докладчиков
• документов, которые отправляются с повесткой дня или раздаются на собрании - копии (цифровые или печатные копии) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для последующего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено председателем собрания).

Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль в качестве протокола или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также тип деталей, которые он / она ожидает в минут. Например, если ваш совет или комитет будет заниматься ходатайствами или голосовать по пунктам / вопросам, уточните, нужно ли вам предлагать имена тех, кто делает ходатайства, откомандирует и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами такого типа, Вы (и ваш Председатель) можете обратиться к Правилам порядка Роберта.

2. Что должно быть включено в протокол собрания?

Прежде чем начать делать заметки, важно понять, какую информацию необходимо записать на собрании. Как отмечалось ранее, вашей организации может потребоваться контент и определенный формат, которому вы должны будете следовать, но, как правило, протоколы собраний обычно включают следующее:

• Дата и время встречи
• Имена участников собрания и тех, кто не может присутствовать (e.г., «сожалеет»)
• Принятие или исправление / дополнение к протоколу предыдущего заседания
• Решения принимаются по каждому пункту повестки дня, например:
  • Предпринятые или согласованные действия
  • Следующие шаги
  • Результаты голосования - например, (при необходимости, детали относительно того, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил или путем поднятия руки и т. Д.)
  • Движения приняты или отклонены
  • предметов, подлежащих хранению более
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующей встречи

Вы можете найти больше шаблонов и подробностей о форматировании протокола собрания здесь.

Советы, которые могут помочь при ведении заметок:

• Создайте схему - как уже говорилось ранее, наличие схемы (или шаблона), основанной на повестке дня, позволяет легко записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте над тем, чтобы добавить место под каждым элементом в вашей схеме для ваших рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
• Регистрация участников при входе в комнату - если вы знаете участников собрания, вы можете проверить их по прибытии, если нет, если люди представятся в начале собрания или разошлют список присутствия, который они могут проверить. от себя.
• Запишите решения или замечания по элементам действий в своем наброске, как только они появятся, чтобы убедиться, что они записаны точно.
• При необходимости попросите разъяснений - например, если группа движется без принятия решения или очевидного вывода, попросите разъяснений относительно решения и / или последующих шагов.
• Не пытайтесь охватить все это - вы не сможете успевать, если попытаетесь записать стенограмму разговора, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, назначения, шаги действия , и т.д.
• Запишите его - буквально, если вы хотите быть в состоянии вести заметки, рассмотрите возможность записи собрания (например, на своем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно дайте участникам знать, что они записываются. Несмотря на то, что вы не хотите использовать запись для создания транскрипции собрания в виде слова в слово, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список минут собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами минут, взятых на собрании, и узнайте, как лучше их использовать.

Протокол заседания Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний для Microsoft Word здесь.

образец протокола собрания:

Все еще задаетесь вопросом, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как могут выглядеть протоколы заседаний совета директоров.

3. Процесс составления протокола

После окончания собрания самое время собрать свои заметки и записать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Должны ли протоколы заседаний быть утверждены?

Прежде чем делиться протоколом своего собрания, убедитесь, что Председатель рассмотрел и / или пересмотрел и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если это не произошло. В зависимости от вашего Правления, протоколы также могут быть официально утверждены в начале следующего собрания.

5. Распространение или распространение протоколов собрания

Как официальный «ведущий минут» или секретарь, ваша роль может включать распространение протоколов.

Онлайн обмен

Метод обмена или распространения будет зависеть от инструментов, которые вы и ваша организация используете. Поскольку протоколы и другая документация могут создать кучу бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете инструмент для обработки текстов (например, Microsoft Word), который не предоставляет общий доступ к Интернету, вы можете создать PDF-документ и отправить это и другие вложения или документацию к совещанию по электронной почте. В качестве альтернативы, если вы все используете документы Google - для приглашения на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами - вы можете просто «поделиться» документом с этой группой, как только он будет завершен.Члены комитета или совета могут просто читать документы онлайн и сохранять несколько деревьев!

Поделиться в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или членам Правления, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать защищенную сетевую интрасеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты специально для протокола:

Если вас интересуют типы инструментов, которые вы можете использовать специально для протоколов собраний, вот несколько инструментов, с которыми организации, с которыми мы работали, оказались полезными:

• Документы Google: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встреч в документах Google. Если вы отправляете приглашение на собрание с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план документа Google. Как только минуты составлены (используя схему), вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
• OneNote: (если вы являетесь пользователем Microsoft) - очень быстрый и позволяет организовать заметки. Также поддержите запись звука с соответствующей отметкой времени примечания.
• Lucid Meetings: Фантастический инструмент для собраний, позволяющий автоматизировать процессы встреч, такие как заметки, посещаемость и организация.
• Evernote: Отличный инструмент для заметок.
• Agreedo : поддерживает создание протокола собрания и отслеживание результатов.
• minutes.io: позволяет быстро использовать протоколы совещаний с помощью горячих клавиш и возможность работать в сети или в автономном режиме.

6. Хранение / хранение протокола собрания

Большинство комитетов и советов рассматривают и либо утверждают, либо вносят изменения в протокол в начале следующего заседания.После того, как вы внесли необходимые изменения, протокол должен быть сохранен для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также сохранять их на внешнем жестком диске. Вам также может понадобиться распечатать и сохранить печатные копии или предоставить их сотруднику или председателю для подачи.

И ... Если вы некоммерческая организация с регулярными заседаниями Правления и членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями членов и членов совета директоров и хотите сэкономить время и деньги на управлении своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

• Легко планируйте онлайн-мероприятия с мгновенной онлайн-обработкой платежей и автоматизированными счетами.
• Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-приложениями для участников.
• Доступ к простой в поиске и фильтрации базы данных контактов.
• Разослать профессионально разработанные информационные бюллетени и электронные письма.
• и многое другое.

Узнайте обо всех возможностях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением для управления членством № 1, используемым более 20 000 организаций каждый день.Получите бесплатную пробную версию сейчас.

Дополнительные ресурсы о том, как написать протокол заседания:

В заключение ... наслаждайтесь своей новой ролью

Протоколы собраний важны - в конце концов, они фиксируют важную информацию о собрании. Но брать и готовить минуты не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам встречи начать работу по созданию эффективных протоколов встречи для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство о том, как писать протоколы встречи!

Что вы делаете, когда члены семьи и родственники просят вашей финансовой поддержки?

У филиппинцев очень близкие родственные связи, и в детстве я вырос в честь этой традиции. И поскольку это большая часть нашего культурного воспитания, часто считается неуместным отказывать в предоставлении финансовой поддержки членам семьи и родственникам.

Недавно у друга возникла проблема, связанная с этим. Я специально спросил его причины, почему он согласился финансировать образование одного из своих двоюродных братьев.Я задавался вопросом, потому что ему уже трудно работать единственным кормильцем как для его родителей, так и для младшего брата.

Он имеет отношение:

Накакахия касинг тангихан ‘юнг тита ко, иса каси сия са мга нагпалаки са родственный нунг наса ибанг банса па си си нанай. Накакаава дин наман ‘юнг пинсан ко кунг хинди макапаг-арал и маталино па наман.

Ладно, па наман анг бадж ко, кая ко па. Континг тис на ланг дин наман ако каси две сем на ланг, выпускник на анг анг утол ко в паг накаханап на сия нг трабахо, макакатулонг на рин сия са родственный.

[ Мне трудно сказать «нет» моей тете. Я чувствую себя обязанным ей, потому что она была той, кто заботился обо мне, когда я был ребенком, когда моя мама работала за границей. Кроме того, мне жаль мою двоюродную сестру, потому что она умная, и я не хочу, чтобы она перестала ходить в школу.

Мой бюджет все равно может им управлять. И, кроме того, мой брат будет выпускать в два семестра. Когда он найдет работу, он наконец сможет мне помочь. ]

Если бы вы оказались в ситуации моего друга, сделали бы вы то же самое?

О предоставлении финансовой поддержки

Предоставление денег или материальная поддержка членам семьи и родственникам часто является эмоциональным опытом.Тем не менее, я думаю, что мы должны научиться справляться с ситуацией максимально объективно . Позволяя нашим эмоциям и жалости контролировать наши решения, мы можем оказаться в нашем собственном финансовом беспорядке.

Я уже написал статью о том, как обращаться с друзьями, которые занимают деньги. Я рекомендую вам прочитать это, прежде чем продолжить. Потому что большинство советов, которые я буду обходить ниже, основаны на том, что обсуждалось в этом посте.

Итак, возвращаясь к нашей теме, мы теперь продолжим, задав себе вопрос: Как мы себя чувствуем, когда сталкиваемся с членом семьи или родственником, который просит финансовую поддержку?

Если у вас есть родственники, вас просят деньги, я уверен, что вы знаете, что эти ситуации обычно начинаются с рассказа грустной истории. Слушай с открытым сердцем и сопереживай. Но ничего не обещай. Проявляйте искреннюю заботу и задавайте вопросы. Это поможет вам полностью понять обстоятельства, побудившие их обратиться за вашей помощью.

После этого скажите им, что вам потребуется время, чтобы подумать об этом. Убедитесь, что причина, по которой вы просите их подождать, заключается в том, что вы хотите оценить свои финансы. Заставьте их понять, что в настоящее время вы не в лучшем положении, чтобы что-либо делать.

Кроме того, убедитесь, что предоставит им разумную дату, когда вы примете решение .Предложите им позвонить в этот день. Это уменьшит их беспокойство и убедит их в том, что вы искренне готовы помочь.

Реклама

Ваш следующий шаг - естественная оценка вашего финансового положения, если вы можете позволить себе оказать поддержку. Опять же, мы осознаем ценность отслеживания наших расходов и важность наличия личного бюджета.

Вы также должны знать, что может показаться, что вы можете позволить себе одолжить деньги сейчас, но не забудьте рассмотреть ваши потребности в ближайшие недели или месяцы.

После того, как вы тщательно оценили свои финансовые возможности и выяснили, что можете позволить себе расширить помощь, организует оплату непосредственно на их нужды .

Что это значит?

В случае с моей подругой, вместо того, чтобы отдавать ей тетю деньги за обучение его двоюродного брата. Он выписывает чек, подлежащий оплате в школу. Точно так же, вместо того, чтобы давать своему двоюродному брату пособие на книги и другие школьные требования, он просит ее дать ему список и покупает их лично.

Это обеспечит правильное использование ваших с трудом заработанных денег вместо того, чтобы тратить их на ненужные расходы.

Наконец, не ожидают возврата . Даже если они скажут, что когда-нибудь вернут деньги, в большинстве случаев этого не произойдет.

С семьей кредиты выплачиваются редко

Какую бы финансовую поддержку вы ни предоставили, ее следует рассматривать как подарок, а не кредит. Таким образом, вы избежите семейных разногласий и ненужных ссор. Если вы не можете позволить себе потерять деньги, то лучшим вариантом может быть предложение неденежной поддержки .

Итак, что вы должны делать, если после серьезного рассмотрения ваших личных финансов вы обнаружили, что не можете позволить себе помочь? Как вы говорите, нет?

Во-первых, дайте им понять вашу ситуацию и объясните им свои финансовые цели. Будьте искренни и дипломатичны .

Более того, будьте готовы предложить поддержку по-другому. Вы можете помочь им найти возможности получения дохода и научить их правильному управлению деньгами.Помогите им быть финансово независимыми.

Позвольте мне поделиться с вами известной поговоркой…

«Дайте человеку рыбу; ты накормил его на сегодня. Научить человека ловить рыбу; и ты накормил его на всю жизнь. Но научи человека продавать рыбу, и он будет есть стейк ».

Что вы думаете об этой теме? Пожалуйста, поделитесь ими, оставив свои комментарии ниже.

———
Авторы фотографий: jezpage, rg-b и broken_ombrello

ВЫБЕРИТЕ СТАТЬЮ, ЧТОБЫ СЧИТАТЬ СЛЕДУЮЩИЙ НИЖЕ:

Теги: одолжить деньги, долг, семья просит помощи, финансовую поддержку, ссуды, умыслить , родственники

Home »Что вы делаете, когда члены семьи и родственники просят вашей финансовой поддержки?

---

Смотрите также

• 
  Что подарить женщине раку на день рождения
• 
  Что подарить отчиму на день рождения своими руками
• 
  Что подарить маме на день строителя
• 
  Какие подарки можно привезти с туниса
• 
  Что подарить боксеру на день рождения
• 
  Что подарить на юбилей учителю
• 
  Что подарить на день рождения мужчине автолюбителю
• 
  Что подарить на 1 сентября вместо цветов
• 
  Что можно подарить папе и маме
• 
  Что подарить подруге на день рождения прикольное
• 
  Что подарить деду на день рождения от внучки